KSeF – sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Kto powinien złożyć formularz
Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.
Dlaczego to jest ważne.

Złożenie ZAW-FA pozwala na:
•    Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
•    Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć:
•    w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub
•    w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy
1.  Wypełnienie formularza
•    Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
•    Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2.   Podpisanie formularza
•    Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
3.    Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
•    Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
•    Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
•    Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.
 

Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.
Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).